2001/10/18　業務内容　だいたいできました。

＝　目次　＝ I.　業務の流れ 　1.年度 　2.月 　3.週 　4.日 II.　個別の説明 　1.窓口業務 　2.郵便物・学内便 　3.PC教室占有 　4.くるみ 　5.公開講座 　6.注文 　7.web作成 　8.その他諸事務 　9.その他諸作業 ※ファイル一覧 ※連絡先一覧

II.　個別の説明　〜その２〜 　2.学内便、郵便物配布・回収と文書受付　 　11:30すぎ、庶務係に書類の配布と回収に行き、文書受付する。 　学内便 集配時間： 　工学部　11:00〜11:30、15:00〜16:00頃 　府中行き　14:30頃小金井発、15:30頃戻り 　郵便物 切手なし：　郵便物発送内訳書をつけて庶務係該当のかごへ。 　（起案者：研究協力第二係長、所属教官：センター長の印） 切手あり：　そのまま庶務係該当のかごへ。 ※郵便物発送内訳書 　文書受付 　■登録しないものを分ける。 ・個人宛郵便物　→封を開けないで各人にお知らせ。 ・広告、カタログ、時候の挨拶 ・納品書、見積書（バージョンアップのお知らせは受付） ・市報こがねい ・各種申請書　→窓口受付を参照。 　■登録手順（Access）ファイル名：「文書受付」 1.登録するものに受付印を押す。 2.各ファイルの登録フォームを開いて、必要事項を記入する。 　（連絡所経由書類はテーブルがないので直接テーブルに入力） 3.雑誌には“総合情報処理センター”の銀色のシールを貼る。 4.図書には上のシールと“禁帯出”の赤丸シールを貼る。 5.図書を受付けたら、“図書追加クエリー”を開いて、図書一覧を追加する。 　（“図書一覧”を開くと追加が確認できる。） 　■ファイルの種類 ・一般文書　…　下記に該当しない一般書類 ・公文書　…　文書番号のある書類（研究協力係経由のものを含む） ・図書・雑誌　…　購入図書・雑誌、企業情報誌、教員帳 ・他大学センターからの文書　…　各大学情報センター等からの文書 ・連絡所経由書類　…　大型計算機センター等から学内の利用者に配布される書類等 　■注意事項 ・ひとつの封筒に複数の書類が入っている場合は、別々に登録。 ・同じ書類が複数ある場合、受付印は1つでよい。 ・登録が済み次第、萩原先生の郵便受けに置く。

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文責：総合情報処理センター事務補佐員　青木幸子（aokis@cc.tuat.ac.jp)